Microsoft 365 ofrece una funcionalidad que permite etiquetar la sensibilidad o confidencialidad de los documentos en Word, Excel y PowerPoint, ayudando a garantizar que los datos estén adecuadamente protegidos y que las políticas de seguridad UC se cumplan.
Una etiqueta de confidencialidad es una clasificación que puedes aplicar a documentos y correos electrónicos para indicar su nivel de secreto o privacidad. Estas etiquetas permiten aplicar medidas de seguridad como la encriptación o restricciones de acceso, protegiendo así los datos.
| Etiqueta | Propósito |
|---|---|
| Público | Información que puede ser divulgada a cualquier persona, independiente de su afiliación con la UC. |
| Interno UC | Información de uso interno que no está destinada a ser compartida con el público. En general, los datos Interno UC no deben divulgarse fuera de la Universidad sin el permiso de la persona o grupo responsable de esos datos. |
| Confidencial UC | Información que, por su naturaleza crítica o sensible, debe mantenerse en estricta reserva, accesible únicamente a un subconjunto claramente definido de personas dentro de la institución y no debe ser conocida fuera del grupo autorizado estrictamente necesario para su tratamiento. |
Etiquetar documentos con el nivel de sensibilidad adecuado es clave para:
Al aplicar una etiqueta de confidencialidad a un documento, se aplicarán las siguientes medidas de seguridad:
| Etiqueta | Medida de Seguridad |
|---|---|
| Público | No hay restricción. Los documentos pueden ser abiertos y leídos por cualquier persona. |
| Interno UC | Los documentos solo pueden ser abiertos por personas con Cuenta UC. |
| Confidencial UC | El dueño/creador del documento puede especificar un listado de Cuentas UC que podrán LEER, MODIFICAR o tener CONTROL TOTAL. Adicionalmente, podrá fijar: - fecha de expiración (posteriormente, nadie podrá abrir el documento) - si las personas con permiso de LEER y MODIFICAR pueden imprimir - si las personas con permiso de LEER pueden copiar contenido - si es necesario validar en línea que el usuario autorizado siga vigente |
Paso 1: Abre el documento de Word, Excel o PowerPoint usando la versión Escritorio en el que deseas aplicar una etiqueta de confidencialidad
Paso 2: En la cinta de opciones superior, selecciona la pestaña “Inicio”. A la derecha, haz clic en la opción “Sensibilidad” (también puede estar dentro del grupo de opciones de “Protección de información”).
Paso 3: Selecciona la etiqueta (Público, Interno UC y Confidencial UC) que mejor se ajuste al nivel de confidencialidad del contenido.
Paso 4: Guarda el documento. La etiqueta de sensibilidad se aplicará automáticamente y será visible en la parte superior del documento.
Dentro de Microsoft 365 solo se puede aplicar una etiqueta de confidencialidad a los archivos Microsoft. Para PDF, imágenes o archivos de texto se sugiere crear un WORD con dicho contenido y aplicar la etiqueta que corresponde.
No se puede etiquetar documentos usando Office versión web, pero sí se puede acceder a documentos previamente etiquetados.